കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് സംസ്ഥാനത്തെ ആദ്യ ഇ-ഓഫീസ് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകള്‍
കാസര്‍കോട്: കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകള്‍ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം ഏര്‍പ്പെടുത്തുന്ന കേരളത്തിലെ ആദ്യ ബ്ലോക്കുകളായി അഡ്വ. സി.എച്ച്. കുഞ്ഞമ്പു എം.എല്‍.എ പ്രഖ്യാപിച്ചു. വിവരസാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ കാലഘട്ടത്തില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ സംവിധാനങ്ങള്‍ സുതാര്യമായും കൃത്യതയോടെയും വേഗത്തിലും പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നതിനും ജനങ്ങളിലേക്ക് സേവനങ്ങള്‍ എത്തിക്കുന്നതിനും ഇ- ഓഫീസുകളിലൂടെ സാധിക്കുമെന്ന് അദ്ദേഹം പറഞ്ഞു. സെക്രട്ടറിയേറ്റ്, നിയമസഭാ, എം.എല്‍.എ മാരുടെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ എല്ലാം ഡിജിറ്റലൈസ് ചെയ്യപ്പെട്ടു കഴിഞ്ഞുവെന്നും ഇനി താഴെത്തട്ടിലേക്കുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍കൂടി ഇ ഫയലുകളാകുന്നതോടെ കാര്യക്ഷമമായി സര്‍ക്കാര്‍ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ നടപ്പിലാക്കാന്‍ സാധിക്കുമെന്നും എം.എല്‍.എ പറഞ്ഞു. സംസ്ഥാനതലത്തില്‍ തന്നെ ആദ്യമായി ഇഓഫീസുകളാകുന്ന കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളിലെ ജന പ്രതിനിധികളെയും നേട്ടം കൈവരിക്കുന്നതിനായി പ്രവര്‍ത്തിച്ച മുഴുവന്‍ ജീവനക്കാരെയും അദ്ദേഹം അഭിനന്ദിച്ചു.
കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് കെ. മണികണ്ഠന്‍ അധ്യക്ഷനായി. ജില്ലാ കളക്ടര്‍ ഡോ. ഡി സജിത് ബാബു ആമുഖ പ്രഭാഷണം നടത്തി. സംസ്ഥാനതലത്തില്‍ തന്നെ ആദ്യമായി ഈ നേട്ടം കൈവരിച്ചതിലൂടെ കാസര്‍കോട് ഒരിക്കലും ഒരു പിന്നോക്ക ജില്ലയല്ലെന്ന് നാം വീണ്ടും തെളിയിച്ചിരിക്കുകയാണെന്ന് കളക്ടര്‍ പറഞ്ഞു.
ഗ്രാമവികസന കമ്മീഷണര്‍ വി.ആര്‍ വിനോദ് മുഖ്യാതിഥിയായി. അഡീഷണല്‍ ഡവലപ്പ്‌മെന്റ് കമ്മീഷണര്‍ വി.എസ്. സന്തോഷ് കുമാര്‍, ദാരിദ്ര്യ ലഘൂകരണ യൂണിറ്റ് പ്രൊജക്ട് ഡയറക്ടര്‍ കെ. പ്രദീപന്‍, മഞ്ചേശ്വരം ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് ഷമീന ടീച്ചര്‍ എന്നിവര്‍ സംസാരിച്ചു. കാറഡുക്ക് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് സിജി മാത്യു സ്വാഗതവും ജില്ലാ അസിസ്റ്റന്റ് ഡവലപ്പ്‌മെന്റ് കമ്മീഷണര്‍ നിഫി. എസ്.ഹക്ക് നന്ദിയും പറഞ്ഞു.
ഒരു മാസക്കാലത്തിനുള്ളില്‍ ജില്ലയിലെ മറ്റ് നാല് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകള്‍കൂടി ഇ- ഓഫീസ് സൗകര്യത്തിലേക്ക് മാറി ഈ മേഖലയില്‍ സമ്പൂര്‍ണ നേട്ടം കൈ വരിക്കാനുള്ള ശ്രമം പുരോഗമിക്കുകയാണ്.
അറിയാം ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തെ
ഓഫീസ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയില്‍ നടത്തുകയും അതുവഴി സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളെ പേപ്പര്‍ ഇല്ലാത്ത ഓഫീസുകളാക്കി മാറ്റുകയും ഡിജിറ്റല്‍ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ നേട്ടങ്ങള്‍ കൈവരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിന് കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനമായ നാഷണല്‍ ഇന്‍ഫോര്‍മാറ്റിക്‌സ് സെന്റര്‍ (എന്‍.ഐ.സി) വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം കേരളത്തിലും നടപ്പാക്കിവരുന്നുണ്ട്. ഫയല്‍ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ-ഫയല്‍), നോളജ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്), സഹകരണ, സന്ദേശ സേവനങ്ങള്‍ (സി.എ.എം.എസ്) എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിവിധ മൊഡ്യൂളുകള്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഡിജിറ്റല്‍ വര്‍ക്ക്പ്ലേസ് സംവിധാനമാണിത്. ഇതു വഴി സേവനങ്ങള്‍ സുഗമമാക്കാനും പരാതികള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി സമര്‍പ്പിക്കാനും ജീവനക്കാര്‍ക്ക് വീട്ടിലിരുന്ന് ഫയലുകള്‍ തീര്‍പ്പാക്കാനും സാധിക്കും.
ഫയല്‍ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ-ഫയല്‍)
നിലവിലുള്ള പരമ്പരാഗത കൈയെഴുത്ത് ഫയല്‍ രീതിയിലെ പോരായ്മകള്‍ പരിഹരിച്ച് ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് വര്‍ക്ക് ഫ്‌ളോ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള സംവിധാനമാണ്് ഇ-ഫയല്‍. ഓഫീസില്‍ ലഭിക്കുന്ന തപാലുകളുടെ ഡയറൈസേഷന്‍, ഫയലുകള്‍ സൃഷ്ടിക്കല്‍, ഉള്ളടക്കവും റഫറന്‍സിംഗും ഉണ്ടാക്കുക, അംഗീകാരത്തിനായി കരട് തയ്യാറാക്കല്‍, ഉത്തരവുകള്‍ പുറപ്പെടുവിക്കല്‍, കത്ത് അയക്കല്‍, മറ്റ് ഓഫീസുകളിലേക്ക് രേഖകള്‍ കൈമാറിയാല്‍ കൈപ്പറ്റ് രസീതുകളുടെ വിവര ശേഖരണം തുടങ്ങി ഫയലുകളുടെ മുഴുവന്‍ ചലനവും ഇതില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഒടുവില്‍ രേഖകളുടെ ശേഖരം എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടെ എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളും ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റത്തില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നു. ഫയലുകളുടെ ചലനം സമയബന്ധിതവും തടസ്സമില്ലാത്തതുമായിത്തീരുന്നു. ഇ ഫയല്‍ എളുപ്പത്തില്‍ തിരയാനും വീണ്ടെടുക്കാനും അവയില്‍ നടപടികള്‍ തല്‍ക്ഷണം എടുക്കാനും കഴിയും. പ്രസക്തമായ ഫയലുകള്‍, പ്രമാണങ്ങള്‍, വിധികള്‍, തീരുമാനങ്ങള്‍ എന്നിവയിലേക്ക് അവ ലിങ്കുചെയ്യാനും പരാമര്‍ശിക്കാനും കഴിയും. ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഒരൊറ്റ ഘട്ടത്തില്‍ ലഭ്യമായതിനാല്‍ ഇത് തീരുമാനമെടുക്കല്‍ ലളിതമാക്കുന്നു. കൂടാതെ ഒരു ഫയലില്‍ എടുക്കുന്ന ഓരോ പ്രവര്‍ത്തനവും ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാലും പൗരന്‍മാര്‍ക്ക് ഇതു പരിശോധിക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഉള്ളതിനാലും കൂടുതല്‍ സുതാര്യതയുണ്ട്.
നോളജ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്)
നിയമങ്ങള്‍, ചട്ടങ്ങള്‍, സര്‍ക്കുലറുകള്‍, മാര്‍ഗനിര്‍ദ്ദേശങ്ങളും മാനദണ്ഡങ്ങളും, നയങ്ങള്‍, ഫോമുകള്‍, വാര്‍ഷിക റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍, ഓഫീസ് ഓര്‍ഡറുകള്‍, ഓഫീസ് മെമ്മോറാണ്ടങ്ങള്‍, മാനുവലുകള്‍ എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടുന്ന വലിയ അളവിലുള്ള രേഖകള്‍ നോളജ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. വ്യക്തിഗത തലത്തില്‍ പ്രമാണങ്ങള്‍ അപ്ലോഡുചെയ്യാനും കണ്ടെത്താനും തിരയാനും കാണാനും സഹായിക്കുന്ന റോള്‍ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനമാണിത്.
ഇ-ഓഫീസ് സിറ്റിസണ്‍ ഇന്റര്‍ഫേസ് (http://eoffice.kerala.gov.in)
ഇ-ഓഫീസ് ഡാറ്റാ ബേസിലേക്ക് തിരയല്‍ മാത്രം അനുമതി ഉള്ള ഒരു പ്രത്യേക ആപ്ലിക്കേഷനായി ഇ-ഓഫീസ് സിറ്റിസണ്‍ ഇന്റര്‍ഫേസ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു. ഫയല്‍/തപാല്‍ തിരയാനും അതിന്റെ നില പരിശോധിക്കാനും ഇത് സൗകര്യം നല്‍കുന്നു. കൂടാതെ, സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവുകളും സര്‍ക്കുലറുകളും തിരയാനും കാണാനും കഴിയും.
വ്യക്തികള്‍ക്ക് ഓരോ ഫയലിന്റെയും നിലവിലെ നില, ഫയലിന്റെ സ്ഥാനം, കാലതാമസം എന്നിവ കാണാനാകും. ഫയല്‍/തപാല്‍ തിരയലില്‍ തങ്ങള്‍ നല്‍കിയ അപേക്ഷക്കോ പരാതിക്കോ കൈപ്പറ്റിയ ഓഫീസില്‍ നിന്നും നല്‍കുന്ന ഏത് നമ്പറും ഉപയോഗിക്കാന്‍ കഴിയും. റഫറന്‍സ് നമ്പര്‍ വകുപ്പിന് അയച്ച കത്തിന്റെ നമ്പറോ വകുപ്പില്‍ നിന്ന് പൗരന് തിരികെ നല്‍കിയ ഏതെങ്കിലും റഫറന്‍സ് നമ്പറോ ആകാം. ഫയല്‍ നമ്പര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ഫയല്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ നമ്പര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ രസീത് നമ്പര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ അപേക്ഷാ നമ്പര്‍ എന്നിവ ആകാം. അല്ലാത്തപക്ഷം, വിഷയം, അയച്ചയാളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ മുതലായവ ഉപയോഗിച്ച് ഇത് തിരയാനും കഴിയും. ഇത് സുതാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും വര്‍ധിപ്പിക്കും.ഇവ കൂടാതെ, ജീവനക്കാരുടെ വിവരശേഖരം (ഇ.എം.ഡി), വ്യക്തിഗത പ്രവര്‍ത്തന വിലയിരുത്തല്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട്, ഔദ്യോഗിക യാത്രാവിവര രേഖകള്‍ തുടങ്ങിയവയും ഈ മൊഡ്യൂളിന്റെ ഭാഗമാണ്.
